اهمیت و اهمیت و ضرورت پلانگذاریضرورت پلانگذاری

پوهیالی بهرام خان افغان

مقدمه

انسانها با حرکت در مسیر تکامل و رشدعقلانی خود، بتدریج بر ضرورت «پلانگذاری» در زنده گی واقف شدند و آن را به منزله ابزاری در خدمت مدیریت و رهبری نظام های اجتماعی، مورد توجه قرار دادند. ادارات و مؤسسات امروز به حدی پیچیده شده اند که بدون اقدام به پلانگذاری های دقیق امکان تداوم را ندارند. پلانگذاری مستلزم آگاهی از فرصت‌ها و تهدیدهای آینده  وپیش بینی شیوه‌های مواجه شدن با آنهاست. با توجه به تحولات معاصر، پیشبینی می‌شود که در آینده سازمان‌های موفق خواهند بود که دید روشنی از آنچه که باید انجام دهند، داشته باشند و بتوانند از مدیریت قوی و سیستم‌های سازمانی مورد نیاز برخودار گردند. ناگفته نباید گذاشت که مسیر پیشرفت بسیاری از ادارات و سازمانها برحسب کیفیت تفکر راهبردی آنها ظاهر می‌شود.

تعریف پلانگذاری

در واقع پلان، نوعی تعهد به انجام فعالیت‌های معین برای تحقق هدف، محسوب می‌گردد. برای پلانگذاری تعاریف متعددی ارائه شده است، طوریکه هریک از نظریه پردازان سعی کرده اند با توجه به زمینه‌های تخصصی خود آنرا تعریف کنند و دراینجا چند مورد ازین تعاریف ارائه می‎شود:

1.پلانگذاری عبارت ازتعیین هدف کوتاه مدت و پیشبینی راه رسیدن به آن است.

2.پلانگذاری عبارت از تعیین اهداف وجستجوی راه رسیدن به آن است.

3.پلانگذاری عبارت از تصور و طراحی وضعیت مطلوب و یافتن وپیشبینی کردن راهها و وسایلی که نیل به آنرا میسر سازد.

بنابراین می‌توان نتیجه گیری ذیل را به منزله، «اصل پلانگذاری» در نظر گرفت، برای تحقق هدف قبل از اقدام به استفاده از توان فزیکی و انجام کار، باید با اقدام به پلانگذاری، به حد کافی از توانایی های ذهنی استفاده شود.

اهداف پلانگذاری

به طور کلی اهداف هر پلانگذاری عبارت از:

1.افزایش احتمال رسیدن به هدف از طریق تنظیم فعالیتها.

2.افزایش منفعت اقتصادی از طریق صرفه جویی ساختن فعالیتها.

3.تعین مسیر عملکرد سازمان.

4.متمرکز شدن بر طرق دستیابی به مقاصد و اهداف و احتراز از انحراف از مسیر.

5.مهیا ساختن ابزاری برای کنترول.

6.مزایای پلانگذاری

پلان گذاری دارای مزیت های ذیل می‎باشد:

1.احتمال رسیدن به اهداف سازمان و تحقق آنها بیشتر می شود.

2.باعث صرفه جویی و افزایش منابع اقتصادی می شود.

3.تخصیص درست و عادلانه منابع.

4.باعث ایجاد هماهنگی و تقویت و افزایش روحیه کارگروهی بین کارکنان در یک اداره یا سازمان می گردد.

5.زمینه اجرای درست و به موقع تصامیم را فراهم می سازد.

6.موجب کاهش حوادث ناشی از کار می شود.

مراحل عمدهء پلانگذاری یا برنامه ریزی

برای اینکه پلانگذاری دقیق داشته باشیم، لازم است مراحل ذیل در نظر گرفته شود:

1.شناسایی مقتضیات موجود ( فرصت‌ها و محدویت‌ها): این مرحله باید قبل از برنامه ریزی انجام شود؛ و جز مراحل عمده وبرنامه ریزی شمرده نمی‎شود؛ زیرا آگاهی از مسایل و مشکلات و شناسایی فرصت‌های موجود، نقطه آغاز اقدام به برنامه ریزی است. در این مرحله باید وضعیت آینده سازمان را از حیث مسائل اقتصادی، سیاسی، تکنالوژی، فرهنگی، رقابتی وتجارتی پیشبینی کرد و نقاط قوت و ضعف سازمان را مورد بررسی قرار داد، (آگاهی از وضع موجود)؛ همچنین باید مشخص کرد که چه چیز را، چرا وچگونه می‎خواهیم بدست بیاوریم، ( شناسایی وضع مطلوب)؛ یعنی باید دلایل تمایل به کاهش ویا برطرف ساختن عدم اطمینان موجود را به منظور نیل به وضع مطلوب را بدانیم؛ زیرا تعین اهداف واقع بینانه به میزان شناخت و آگاهی مدیران از وضع موجود بستگی دارد. برنامه ریزی باید مبتنی بر کسب اطلاع صحیح از اوضاع و مقتضیات موجود باشد.

2.تعیین و تعریف اهداف: پس از شناسایی فرصت‎ها و محدودیت‌های موجود؛ باید برای تعیین اهداف مورد نظر اقدام شود؛ به این ترتیب، نتایج مورد انتظار و زمان تحقق اهداف مورد نظر معیین می‎شود و مقاصد به کارگیری استراتیژی‌ها و پالیسی‎ها، برنامه‌های زمانبندی و بودجه و برنامه‎های مالی مشخص می‌گردد.

3.بدست آوردن اطلاعات کامل در باره فعالیتهای ضروری: آشنایی با فعالیت‎های که در داخل و خارج از سازمان انجام می‌شوند، برای برنامه ریزی مؤثر ضروری دانسته می‌شود. اطلاعات مورد نظر از طریق مطالعه وبررسی، سوابق و کارهای انجام شده قبلی، مشاهده کارکردهای سایر سازمانها و استفاده از تجارب سازمانهای موفق و مشهور به دست می‌آیند.

4.طبقه بندی و تحلیل اطلاعات: در این مرحله هر جز از اطلاعات را باید هم بصورت مجزا و هم بصورت کل، بررسی کرد؛ به طوریکه روابط موجود میان متغیرها، شناسایی شوند و داده های مربوط به برنامه ریزی جاری، جمع آوری و ارزیابی گردند؛ اطلاعات مربوط به هر موضوع و هر بخش باید به صورت منظم طبقه بندی گردد.

5.ارائه فرضیه ها بر مبنای پیش بینی وضعیت آینده: گام بعدی در برنامه ریزی، ارائه فرضیه هایی با توجه به پیش بینی وضعیت آینده از حیث موانع احتمالی و تغییرات آینده است. در این مرحله، مسأله حایز اهمیت آن است که کلیه برنامه ریزان در مورد پیشبینی ها و فرضیه های مربوط به برنامه ریزی اتفاق نظر داشته باشند.

6.جستجوی بدیلها و برنامه های جایگزین: در این مرحله همچنان که از نام آن پیدا است، برای جستجو راه حل ها و برنامه های بدیل مطلوب، تلاش صورت می گیرد. مهم است تا در این مرحله از دقت بیشتر کار گرفته شود تا به جای جستجوی بدیل های زیاد، مطلوب ترین راه های حل یا بدیل ها شناسایی گردد.

7.ارزیابی و انتخاب بدیلها و راه های حل مناسب: بعداز جستجوی کافی برای یافتن بدیلها و بررسی نقاط ضعف و قوت بدیلهای معین شده، باید کارآیی آن ها را با اهداف و پیشبینی های اولیه مقایسه کرد، تا از مؤثریت و مثمریت آن اطمینان حاصل گردد و بعداً در مورد انتخاب بهترین بدیل یا راه حل تصمیم اتخاذ گردد.

8.تدوین برنامه های فرعی: دراین مرحله در مورد مجموعه ای از بدیلها، برای حمایت از برنامه اصلی، تصمیم اتخاذ می گردد، این مرحله تکمیل کننده اجرای اصل برنامه مورد نیازاست.

9.تنظیم وزمان بندی فعالیت ها: در این مرحله بصورت تفصیلی مشخص می گردد، که فعالیت های شامل برنامه، در کجا توسط کی و در چه زمانی انجام گیرد.

10.بیان برنامه و عملکرد ها در قالب ارقام بودجه: در این مرحله برنامه ریزی، به تخصص منابع و تعریف عملکردها در قالب ارقام پرداخته می شود. بودجه بندی وسیله بسیار موثری برای سنجش میزان پیشرفت اجرای عملیات های شامل برنامه نیز می باشد.

11.ارزیابی میزان پیشرفت کار: با مقایسه کردن نتایج حاصل از اجرای یک برنامه با اهداف پیشبینی شده، میتوان میزان پیشرفت کار را ارزیابی کرد.

نتیجه گیری

پلان نوعی تعهد به انجام فعالیتهای مشخص برای به دست آوردن اهداف محسوب می گردد. برای پلانگذاری تعریفات مختلف ارئه شده؛ برای تحقق اهداف قبل از اقدام به استفاده از توان فزیکی و انجام کار، باید با اقدام به پلانگذاری، به حد کافی از توانایی های ذهنی استفاده شود. پلانگذاری دارای اهداف مختلف میباشد که مهمترین آن افزایش منفعت اقتصادی و تعیین مسیر عملکرد سازمان برای بدست آوردن اهداف باید متمرکز شد.همچنان آسان شدن راه رسیدن به اهداف و بلند بردن منابع اقتصادی سازمان از مزایای پلانگذاری میباشد؛ پلانگذاری مراحل مختلف را دربر میگیرد که مهمترین آن بدست آوردن اطلاعات کامل درباره فعالیتهای ضروری، طبقه بندی و تحلیل اطلاعات، شناسایی مقتضیات موجود و ارائه فرضیه ها برمبنای پیشبینی وضعیت آینده م‍‌‌‍‍ی‍‍‍‍‍‍‌باشند.

پیشنهادات

1.در پلانگذاری موانع باید شناخته شود.

2.درپلانگذاری باید اهداف مناسب تعیین شود.

3.از خیال پردازی اجتناب شود.

4.از تلف شدن زمان درپلانگذاری جلوگیری شود.

5.موارد پیشبینی نشده را باید درنظر داشت.

منابع و مآخذ

1.پوهنوال رحمانی، عبداللطیف، اصول و مبانی مدیریت،انتشارات سعید، ۱۳۹۷ هـ  ش.

2.دکتر الوانی، سید مهدی، مدیریت عمومی،نشر نی، تهران، ۱۳۸۵ هـ  ش.

3.رهنمود پلانگذاری و گزارشدهی کمیسیون مستقل اصلاحات اداری و خدمات ملکی، ۱۳۹۷ هـ  ش.

4.ویکی پدیا.