عوامل اثرگذار بر عملکرد کارمندان اداره

پوهنیار محمداسماعیل صافی

برای ارتقای عملکرد و بهبود رفتارهای کارکنان، به نحوی که به موفقیت سازمان منجر شود باید عوامل موثر بر عملکرد و رفتار را بشناسیم و آنها را مدیریت کنیم. در این مقاله بعضی از مهم‌ترین عوامل اثرگذار بر عملکرد کارکنان ادارات به بحث گرفته می شوند:

۱. استعداد

استعداد یک آمادگی زمینه‌ای در افراد برای موفقیت در بعضی نقش‌ها و مسئولیت هاست. استعداد را در سنین بلوغ می توان کشف کرد، پرورش داد، به فعالیت درآورد و در مسیر مناسب به کار انداخت. یکی از نشانه‌های استعداد، موفقیت است. افرادی که در یک زمینه مشخص آموزشی، علمی، فنی یا مدیریتی موفقیت کسب می‌کنند، خصوصاً وقتی این موفقیت تداوم داشته باشد و تکرار شود به احتمال زیاد در آن زمینه مستعد هستند.

استعداد را به کوه يخ تشبیه می کنند که فقط یک پنجم آن روی سطح آب است و در نگاه اول دیده می شود و برای دیدن (كشف) بقیه آن باید جستجوی اکتشافی بیشتری داشت. مشکل وقتی تشدید می شود که برخی از کارکنان، حتی خودشان هم از استعدادهایشان آگاه نیستند.

استعداد را باید به کمک نشانه هایش تشخیص نمود. وقتی کسی در انجام کاری استعداد داشته باشد، آن کار را با لذت و رضایت درونی و حتی گاهی داوطلبانه انجام می دهد، از انجام و تکرار آن خسته نمی شود، بسیاری از آمال و آرزوهایش را در همان کار تعریف و جستجو می کند، به آن کار افتخار می کند و آن را معرف خود می داند، آن کار را زودتر و بهتر از بقیه یاد می گیرد و بزرگترین موفقیت ها و دستاوردهایش هم در همان کار حاصل می شود.

۲. دانش و مهارت

دانش و مهارت بر خلاف استعداد، حتی در سنین بزرگسالی قابل یادگیری است. دانش و مهارت مکمل استعداد است و عملکرد افراد در مشاغل و وظایف محوله را به نحوی محسوس و مشهود بهبود می دهد.

آموزش و توسعه دانش و مهارت های کارکنان از مهم ترین تواناسازهای اداره است. در همه مدل های جامع تعالی سازمانی، سهم زیادی برای آموزش کارکنان به عنوان یک تواناساز مهم که بر عملکرد کارکنان و از طریق آنها بر عملکرد و تعالی ادارات موثر است در نظر گرفته شده است.

ادارات نمی‌توانند همه دانش و مهارت مورد نیاز خود را در زمان استخدام تامین کنند. همچنین شرایط محیطی، تحولات تکنولوژیکی، فشار برای آموزش کارکنان را تشدید می کند. به همین دلیل است که ادارات موفق جهان سالانه ملیاردها دالر برای توسعه دانش و مهارت کارکنان خود سرمایه گذاری می کنند و در زمان استخدام هم ظرفیت یادگیری افراد برای کسب دانش و مهارت های جدید را معیار مهمی برای انتخاب افراد شایسته تلقی می نمایند.

٣. فرصت

همه ما برای بروز دادن استعدادها و توانایی هایمان و برای استفاده موثر از دانش و مهارت نیاز به فرصت و مجال داریم، این فرصت هم از جنس زمان است، به این معنی که کار نیاز به وقت کافی دارند تا عملکردهای مورد نظر را بروز دهند و هم از جنس اختیار است، به این معنی که باید به کارکنان اعتماد کرد و به آنها اختيارات لازم را متناسب با مسئولیت‌ها و صلاحیت هایشان تفویض کرد.

دادن فرصت و اختیار موجب می شود تا کارکنان فضای وسیع تری برای تلاش، خلاقیت و ابتکار داشته باشند، در قبال وظایف خود احساس مسئولیت بیشتری کنند و با انگیزه و انرژی بیشتری تلاش کنند.

وقتی به کارکنان به اندازه کافی و لازم اختیار می دهیم، این امکان برای مدیران و سرپرستان فراهم می شود که از کارهای اجرایی که توسط کارکنان قابل اجراست فاصله بگیرند و بیش از پیش بر نقش های مهم تر خود، به ویژه هدفگذاری و برنامه ریزی، نظارت موئره آینده نگری و پرورش قابلیت های کارکنان متمرکز شوند.

۴. منابع و امکانات

منابع و امکانات، تجهیزات و اطلاعات، چنانچه به میزان کافی و لازم و با کیفیت و در زمان مناسب در اختیار کارکنان قرار گیرد می تواند تسهیل‌گر رفتارها و عملکردهای مطلوب آنها باشد. رابطه میان عوامل مؤثر بر عملکرد، رابطه‌ی پیچیده و تعاملی است. برای مثال ممکن است کارمندی که کارش را دوست دارد، به آن علاقمند است و افتخار می کند، در حالی که همان ابزار و امکانات ممکن است توسط کارمندی ناراضی که از کارش، مدیرش و همکارانش راضی نیست ناکافی تلقی شود.

۵. انگیزه

انگیزه و اشتیاق برای انجام کار و دستیابی به اهداف، از مهم ترین عوامل تعیین کننده سطح و کم و کیف عملکرد کارکنان است. اگر انگیزه کارکنان برای انجام کاری پایین باشد، عملکرد آنها درست مشابه وقتی که فاقد استعداد یا دانش و مهارت کافی باشند لطمه خواهد خورد.

انسان نیازهای متفاوت و متنوعی دارد. برخی از این نیازها اقتصادی و برخی اجتماعی استند. کارکنان به حقوق و مزایای کافی، امنیت، احترام، رشد و شکوفایی، احساس مشارکت نیاز دارند و فراهم کردن ترکیب متوازنی از این نیازها، می تواند بر انگیزه کارکنان در مسیر تحقق اهداف و اجرای برنامه ها بیفزاید.

عوامل فوق‌الذکر در عملکرد و بازدهی کارکنان ادارات مهم و ضروری پنداشته میشود. همه سازمان‌ها توقع داشتن کارکنان مؤثر را دارند و در این راه تلاش می کنند. مؤثریت کارکنان به معنی نگرش و برداشت کلی و مثبت آنها از کار و همه عوامل مرتبط با کار است. کارکنان اثرگذار بهره ورترند، به سازمان وفادارترند، آموزش ها و مهارت‌های جدید را بهتر و سریع تر فرا می گیرند و به اهداف و سرنوشت سازمان علاقه مندتر اند.